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市役所の委任状にハンコは必要?

委任状の書き方については市役所のサイトで簡単に見つかります。コロナウイルスがきっかけでリモートワークが増えましたが、リモートワークを阻害するハンコ文化が問題となりました。

菅政権時の河野太郎行政改革相の「ハンコをやめろ」の呼びかけで、行政手続きの押印廃止「脱ハンコ」が勧められることになったのは記憶に新しいですが、いまだに委任状の記載事例にはハンコを押すように書かれています。

そこで、委任状の書き方を調べたところ、ネット上では詳細な説明が見つけられなかったので、自分で市役所で直接出向き確認しました。

結論:氏名が自署(手書き)ならハンコは不要

いきなり結論ですが、自署(手書き)ならやハンコはいらないとの回答でした。

但し、個人的な見解では、基本的にハンコ押す方が無難だと思います。

なぜかというと、市役所職員の方から「一応をハンコを押した方が良い」と強めに念押しされたからです。

「一応」の言葉からも分かる通り、これといった厳密な理由はないようですが、察するにハンコ押すのは大した手間ではないので、委任状をより確実なものにするために押したをした方が良いと推測しました。

委任状の書き方は三通りある

細かいことは誰も気にしないと思いますが、市役所で確認したところ委任状の書き方は三通りあるようです。

  1. 自署(手書き)+ 押印
  2. 記名(ゴム印などで印刷で各方法)+ 押印
  3. 自署(手書き)のみ

面白いのが、冒頭の「脱はんこ改革」で3番の「自署(手書き)のみ」でも有効なのにほとんどの市役所の記載例では、未だに1番の「自署(手書き)+ 押印」で指示している点です。

例えば、弊所最寄りの以下は大津市役所のホームページからの引用ですが、やはり自署押印を必ずと強調して書き方を指示しています。

市役所の委任状にハンコは必要?

しかし、現状で言えば、自署(手書き)のみで大丈夫と市役所で確認したので、確実にハンコは不要です。

ただやはり、ハンコ押して欲しいと念押しされた点と私が確認した中でのほとんどの自治体の記載例ではハンコ押すように指示されている点、私個人としては大した手間ではなく、無難で確実な点からハンコを押すつもりです。

自署(手書き)する場合、他の項目も自署が必要か?

結論から言うと「氏名」だけ手書きで、他の項目はすべて印刷で大丈夫です。

具体的に画像で説明すると赤で囲った「大津 太郎」だけ、自署(手書き)が必要です。

そのため赤で囲ったところ以外は印刷で大丈夫です。

市役所の委任状にハンコは必要?

ハンコの種類は?実印じゃないとダメなのか?

はんこにも色々種類があります。市役所などで印鑑登録し、印鑑証明書が発行できる「実印」とそのような特別な手続きをしていないお店で購入してきただけのハンコ「認印」のどちらを使わなければいけないのか迷うかもしれません。

同じ市役所で印鑑登録したから、その市役所に委任状を持って行く場合はやはり実印を使わないといけないと思うかもしれませんが、「認印」で大丈夫とのことでした。

住所を略式で記載可能か?

結論から言うと、意外にも略式でも大丈夫と言われました。

例えば、私の住所は「〇番〇-〇〇〇号」というのが住民票上の書き方ですが、免許証などの場合、「〇-〇-〇〇〇」の様に「番」や「号」が記載されてない略式が多いです。

このように住所も様々な書き方ができるので、もしかすると住民票通りに書かないと「役所」なので受け付けてもらえないと考えが浮かびますが、意外にも略式で大丈夫との事でした。

但し、冒頭の自署押印のときと同様に、無難で確実なので「住民票」通り書くのが無難です。

まとめ:不要だが確実な手続きの為に押印が無難

「脱ハンコ」が進んでいるのか確かめたい訳でもなく、自分が求める行政手続きを進めたいだけなので、確実な対応をするのがベストです。

ですので、「脱ハンコ」と言われていますが、まさかの事態で手続きが遅れないように「記載例」のとおり、委任状書く方が安心だと思います。

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